Czym jest GTD? To system zarządzania własnym czasem, zadaniami i projektami. Oparty na książce Davida Allena (guru efektywności, trenera pracującego dla firm pokroju Microsoft czy IBM) jest dla wielu osób wyrocznią jeśli chodzi o ogarnięcie wszystkiego co wpada do naszej kuwetki z napisem "Inbox".

Autor Openloopz ma tupet twierdzić, że to właśnie jego aplikacja jest najlepsza do zaimplementowania w codziennym życiu zasad Allena.

Co potrafi Openloopz? Możemy w nim definiować, jak to w GTD, akcje (zadania) oraz przypisać im kontekst, termin, opis i priorytet.

Co dość nietypowe aplikacja nie pokazuje nam na głównej liście wszystkich zadań. Na przykład po dodaniu akcji bez kontekstu i terminu nie zobaczymy jej na głównej liście. Zamiast tego Openloopz wrzuca taką akcję do koszyka gdzie leżą sobie zadania oczekujące na przypisanie kontekstu i/lub terminu. Jest to dość wygodne bo często dostajemy zadanie ale nie mamy czasu żeby określić kiedy je zrobimy. Dopiero w wolnej chwili przeglądamy koszyk z zadaniami które czekają na wzbogacenie o szczegóły.

Dziwne? Tak, ale zgodne z zasadą Allena, aby wszystko co do nas wpływa od razu zapisywać do systemu (forma zapisu jest dowolna - fiszki, zeszyt, terminarz), na listę "przychodzące" a dopiero potem przydzielać do projektów, określać czas, szczegóły, konteksty. "Keep your head clean" oznacza również to, że na liście zadań "do zrobienia" mają pojawić się pozycje naprawdę do zrobienia, a nie cały bałagan.

Jak zatem pokazywane są nasze bieżące zadania? Akcje możemy przypisać do kontekstów, a jednym z nich jest "Następne działanie" (to też wymysł Allena). Akcje takie są zawsze prezentowane na głównej liście zadań do zrobienia. Ponadto zobaczymy tam akcje zaplanowane na dany dzień, na dzień następny oraz na najbliższe dni (w opcjach określamy też ile to znaczy "najbliższe dni"). Dodatkowo możemy tam zobaczyć akcje wynikające z kontekstów geograficznych i czasowych.

Konteksty są ogólnie ciekawie rozwiązane, bo oprócz standardowego typu, który możemy przyrównać do kategorii (np. - w domu, w pracy, w sieci), możemy tworzyć konteksty geograficzne, osobowe i czasowe.

Kontekst geograficzny - i to jest dla mnie cały miodek openloopz - to kontekst, który przykładowo może nazywać się "Cukiernia pana Janka". Umieszczamy cukiernię na mapie Google i zapisujemy akcję "Kupić mufinki żonie". Teraz, kiedy będziemy od cukierni mniej niż ... kilometrów (podajemy w akcji) to akcja pojawi się na naszej liście do zrobienia. Nie wiem jeszcze na diabła mi taka rzecz ale myślę, że w końcu na coś się przyda.

Kontekst osobowy - to taki kiedy akcja powiązana jest z osobą. Np. akcja "Zadzwonić do kadr" może być związana z Kierownikiem działu Kadr w naszej firmie. Po wywołaniu szczegółów akcji możemy z jej poziomu zadzwonić bądź wysłać sms, mail do tej osoby.

Kontekst czasowy określa nam kiedy mamy wykonać akcję.

Jak w Openloopz są definiowane projekty? Tu kolejna niespodzianka - otóż nie ma osobnego bytu p.t. projekt. Są po prostu akcje, które mają akcje podrzędne. Można w ten sposób zgrupować szereg akcji pod jednym szyldem. Dyskusyjne ale moim zdaniem idzie się przyzwyczaić.

Więcej o funkcjach programu na stronie z dokumentacją.

Niedługo opiszę conieco o codziennym używaniu tego softu i o tym jak wypada w porównaniu do Shuffle, który również testuję.

Aktualizacja 2009-11-27

Po kilku dniach używania Openloopz mam kilka uwag do interfejsu.

Konteksty związane z położeniem (geograficzne) to świetny pomysł, świtene jest to, że możemy zdefiniować 10 empików a potem 1 kontekst nazwany "Empiki", a aplikacja pokaże nam na liście akcję kiedy będziemy w pobliżu dowolnego z nich, ale jeśli mamy wiele lokalizacji pojedynczych, to namnoży się nam kontekstów tego typu co zaczyna przeszkadzać.

Dodatkowo jeśli już jesteśmy w pobliżu danej lokalizacji to aplikacja w żaden sposób nas nie zaalarmuje, dopiero wejście w listę akcji pozwoli nam stwierdzić, że musimy coś załatwić w urzędzie czy sklepie. To duży minus, bo biegając czy jeżdżąc po okolicy nie mam czasu sprawdzać co 5 minut listy akcji do zrobienia :). Myślę, że to zostanie poprawione.

Natomiast duży plus za możliwość zdefiniowania obszaru jaki chcemy objąć kontekstem. Mogę zatem zdefiniować kontekst oparty na punkcie i 100m wokół niego, mogę też poszerzyć to na 1000 czy więcej metrów.

Niestety autor aplikacji wydał wersję zawierającą pewien drobny błąd, który uniemożliwił przez kilka godzin jej używanie. Choć szybko poinformował na forum jak go obejść, a następnie wydał poprawkę, ja już zdążyłem przeinstalować aplikację i stracić wszystkie akcje w niej zdefiniowane. To skłoniło mnie do instalacji Shuffle i sprawdzenia jak się sprawuje.